Kalkulator mnoży liczbę uczestników, koszt godziny pracy jednej osoby, długość spotkania i liczbę takich spotkań w miesiącu. Wynik to wartość czasu, który zespół poświęca na rozmowy, wyrażona w złotówkach miesięcznie i rocznie. Nie jest to rachunek z faktury, tylko miara tego, ile Twoja organizacja płaci za czas ludzi siedzących przy stole.
Jak użyć kalkulatora
Wypełnij cztery pola. Działa najlepiej, gdy liczysz jedno konkretne, powtarzalne spotkanie, a nie "wszystkie spotkania w firmie".
- Liczba uczestników - wpisz tyle osób, ile faktycznie siedzi na spotkaniu, razem z prowadzącym. Jeśli część osób dołącza tylko na kwadrans, policz je osobno albo wpisz uśrednioną liczbę.
- Koszt godziny pracy jednej osoby - to Twoja własna liczba. Możesz wziąć koszt całkowity pracodawcy dla etatu i podzielić go przez liczbę godzin pracy w miesiącu. Jeśli osoby na spotkaniu bardzo różnią się zarobkami, policz średnią albo rozbij spotkanie na dwie grupy.
- Długość spotkania w godzinach - pół godziny to 0,5, czterdzieści pięć minut to 0,75. Wliczaj realny czas, razem ze spóźnieniami i dogrywką, a nie to, co jest wpisane w kalendarzu.
- Liczba spotkań w miesiącu - cotygodniowe spotkanie to zwykle cztery lub pięć w miesiącu, codzienne to około dwudziestu.
Kalkulator pokaże koszt miesięczny i roczny. Roczny to po prostu miesięczny pomnożony przez dwanaście.
Jak czytać wynik
Wynik odpowiada na pytanie: ile kosztuje ta forma spotkania, jeśli traktujemy czas ludzi jak pieniądze. Nie odpowiada na pytanie, czy spotkanie jest za drogie. Spotkanie za dużą kwotę może być świetną inwestycją, a spotkanie za małą kwotę stratą, jeśli nic z niego nie wynika.
Przykład (ilustracja, nie dane klienta): sześć osób, godzina pracy jednej osoby wyceniona na 100 zł, spotkanie trwa godzinę i odbywa się cztery razy w miesiącu. Liczysz: 6 x 100 x 1 x 4 = 2400 zł miesięcznie, czyli 28 800 zł rocznie. Liczby są wymyślone, ale pokazują mechanizm: spotkanie, które w kalendarzu wygląda niewinnie, w skali roku ma wartość całkiem sporego wydatku.
Pomocne jest sprawdzenie wyniku z trzech stron:
- Na jedno spotkanie. Podziel koszt miesięczny przez liczbę spotkań. Dostajesz kwotę, którą "wydajesz" za każdym razem, gdy ktoś klika zaproszenie.
- Na uczestnika. Podziel koszt przez liczbę osób i zapytaj, czy każda z nich naprawdę potrzebuje tam być.
- Na decyzję. Policz, ile decyzji lub ustaleń wynika z tych spotkań w miesiącu. Jeśli odpowiedź brzmi "zero lub prawie zero", to jest sygnał do zmiany formatu.
Z czego składa się wzór
Wzór jest prosty, ale każdy jego składnik da się zmienić inną dźwignią:
koszt miesięczny = uczestnicy x koszt godziny x długość spotkania x liczba spotkań
koszt roczny = koszt miesięczny x 12
Każdy czynnik to osobna decyzja:
- Uczestnicy - zmniejszasz, zapraszając tylko osoby, które decydują albo wykonują. Pozostałym wysyłasz krótką notatkę po spotkaniu.
- Koszt godziny - tego nie zmienisz, ale możesz go uwzględnić. Spotkanie z udziałem kilku osób na wysokich stanowiskach zasługuje na staranniejsze przygotowanie niż spotkanie robocze w małej grupie.
- Długość - najtańsza dźwignia. Spotkanie ustawione domyślnie na godzinę często wypełnia całą godzinę, choć załatwienie sprawy zajęłoby dwadzieścia pięć minut.
- Liczba spotkań - zmieniasz, przechodząc z codziennego na dwa razy w tygodniu albo z cotygodniowego na dwutygodniowe, jeśli rytm pracy na to pozwala.
Zauważ, że kalkulator jest liniowy. Skrócenie spotkania o połowę obniża koszt o połowę, a zaproszenie dwa razy mniej osób robi to samo. Połączenie obu zmian daje czterokrotnie niższy wynik, jeśli reszta pozostaje bez zmian.
Co liczba pomija
To jest szacunek, nie wycena. Zanim zaczniesz z nim pracować, miej w głowie ograniczenia.
- Nie widzi wartości spotkania. Rozmowa, która odblokowuje projekt wart wielokrotnie więcej niż jej koszt, w kalkulatorze wygląda tak samo jak rozmowa o niczym.
- Nie liczy kosztu przełączania uwagi. Po spotkaniu o piętnastej wiele osób nie wraca od razu do głębokiej pracy. Ten koszt jest realny, ale trudno go zmierzyć i kalkulator go nie obejmuje.
- Zakłada jeden koszt godziny dla wszystkich. Jeśli przy stole siedzi właściciel firmy i młodszy specjalista, wynik będzie przybliżeniem.
- Nie uwzględnia przygotowania i notatek. Czas na przygotowanie prezentacji czy spisanie ustaleń dolicz osobno, jeśli chcesz pełniejszy obraz.
- Nie mierzy korzyści niefinansowych. Spotkanie bywa jedyną okazją, by zespół usłyszał się nawzajem. To ma wartość, której nie przeliczysz na złotówki.
- Nie jest kosztem księgowym. Nie wpisuj tej liczby do żadnych rozliczeń. W sprawach podatkowych i finansowych skonsultuj się z księgowym.
Dlatego wynik traktuj jako punkt wyjścia do rozmowy, nie jako argument kończący dyskusję.
Co zrobić z wynikiem
Samo zobaczenie liczby rzadko cokolwiek zmienia. Zmienia dopiero decyzja, co z nią zrobisz. Proponuję pięć kroków.
- Wybierz trzy najdroższe cykliczne spotkania. Policz je kalkulatorem, jedno po drugim.
- Zapytaj o cel każdego z nich jednym zdaniem. Jeśli nikt nie potrafi go sformułować, spotkanie jest kandydatem do skasowania albo zamiany na krótki komunikat pisemny.
- Sprawdź listę uczestników. Dla każdej osoby odpowiedz: czy ta osoba coś decyduje, coś wykonuje, czy tylko słucha? Słuchaczom zaproponuj notatkę zamiast obecności.
- Dodaj do zaproszenia trzy elementy: cel spotkania, oczekiwany rezultat i przygotowanie, jakiego wymagasz od uczestników. Spotkania z takim zaproszeniem zwykle trwają krócej.
- Ustaw eksperyment na cztery tygodnie. Skróć spotkanie, zmniejsz grono albo zmień częstotliwość. Po miesiącu zapytaj zespół, czego mu brakuje. Jeśli niczego, zostajesz przy nowym formacie.
Gotowe sformułowanie na otwarcie rozmowy z zespołem: "Policzyłem, ile kosztuje nasze cotygodniowe spotkanie w godzinach pracy. Chcę, żebyśmy razem sprawdzili, co z niego mamy, i co możemy zrobić inaczej. Nie chodzi o to, żeby się spotykać mniej za wszelką cenę, tylko żeby każde spotkanie miało powód".
Jeśli temat wraca w Twojej firmie regularnie, bo spotkania rozrastają się mimo dobrych chęci, można przyjrzeć się szerzej temu, jak pracujecie jako zespół. Pomaga w tym coaching zespołowy, a o czasie lidera piszemy też przy narzędziu budżet czasu.
Najczęstsze pytania
Czy wpisywać pensję brutto, czy koszt pracodawcy? To zależy od tego, co chcesz zobaczyć. Koszt pracodawcy jest pełniejszy, bo obejmuje składki i inne koszty zatrudnienia. Pensja brutto daje niższy wynik. Ważne, żebyś przy porównywaniu spotkań używał tej samej definicji.
Co z osobami zewnętrznymi, na przykład klientami? Ich czasu nie wpisujesz do kosztu godziny pracy swojej firmy. Jeśli chcesz uwzględnić ich udział, policz spotkanie dwa razy: raz dla swojego zespołu, raz osobno.
Czy spotkanie jeden na jeden też liczyć? Tak, jeśli jest cykliczne. Rozmowy lidera z członkami zespołu bywają jednymi z najbardziej wartościowych, więc kalkulator ma tu służyć do świadomości, nie do cięcia. Przy rozmowach indywidualnych wyższy koszt jest zwykle uzasadniony, o ile mają jasny cel.
Jaki koszt spotkań jest "normalny"? Nie podajemy uśrednionych stawek ani progów, bo zależą od Twojej branży, wielkości firmy i rodzaju pracy. Porównuj wynik z własnymi spotkaniami i własnymi efektami, a nie z cudzymi liczbami.
Co, jeśli spotkanie jest zdalne? Wzór jest ten sam. W spotkaniach zdalnych dodatkowo pilnuj, czy dołączają osoby, które i tak mają wyłączone kamery i zajmują się czym innym. To dobry sygnał, że mogłyby dostać notatkę zamiast zaproszenia.
Czy skracanie spotkań nie pogorszy komunikacji? Może, jeśli skracasz bez zmiany sposobu prowadzenia. Skrócenie działa, gdy wcześniej ustalisz porządek, rozdzielisz informowanie od decydowania i zakończysz spotkanie podsumowaniem ustaleń: kto, co, do kiedy. Jeśli zespół po zmianie zaczyna się gubić, to znak, że zmiana poszła za daleko, i możesz ją częściowo cofnąć.
Ćwiczenie na ten tydzień
Zanim otworzysz kalendarz na kolejny tydzień, wybierz jedno cykliczne spotkanie, które Ty prowadzisz. Policz jego koszt roczny kalkulatorem i zapisz go w kalendarzu przy tym wydarzeniu. Następnie przed najbliższym terminem wyślij uczestnikom jedno zdanie: "Cel tego spotkania to ..., a po jego zakończeniu mamy mieć ...". Jeśli nie umiesz dokończyć któregokolwiek z tych zdań, odwołaj spotkanie i zobacz, kto się zorientuje, że go zabrakło.