Narzędzie pokazuje, jak naprawdę dzielisz tydzień pracy między sześć kategorii: strategię, ludzi, klientów, operacje, spotkania i reagowanie na bieżąco. Obok zestawia plan docelowy, czyli podział, jaki uważasz za właściwy dla swojej roli. Wynik to różnica w godzinach w każdej kategorii. Nie ocenia, czy pracujesz dobrze, tylko pokazuje, gdzie Twój tydzień rozmija się z Twoimi zamiarami.
Jak użyć narzędzia
Najpierw wpisz stan rzeczywisty, potem plan. Kolejność ma znaczenie, bo odwrotna sprawia, że rzeczywistość zaczyna się upodabniać do życzeń.
- Weź kalendarz i wiadomości z ostatnich dwóch tygodni. Nie polegaj na pamięci. Pamięć zawyża to, co lubisz i to, co Cię zirytowało.
- Przypisz godziny do kategorii. Poniżej znajdziesz opisy, które pomogą w klasyfikacji.
- Zsumuj godziny. Jeśli suma jest dużo niższa niż to, ile pracujesz, to znaczy, że część czasu Ci umyka. Dopisz ją do kategorii, do której najbardziej pasuje.
- Wpisz plan docelowy. Zadaj sobie pytanie: gdybym miał tydzień idealnie dopasowany do roli, ile godzin spędzałbym w każdej kategorii? Plan musi zmieścić się w tej samej sumie godzin co stan rzeczywisty, inaczej porównanie nie ma sensu.
Opisy kategorii:
- Strategia - myślenie o kierunku, planowanie, decyzje o priorytetach, analiza, praca nad ofertą i modelem działania. Zwykle wymaga ciszy i niepodzielnej uwagi.
- Ludzie - rozmowy indywidualne, informacja zwrotna, rozwój zespołu, rekrutacja, rozwiązywanie napięć.
- Klienci - kontakt z klientami, sprzedaż, obsługa, negocjacje, relacje partnerskie.
- Operacje - realizacja bieżącej pracy: dokumenty, zamówienia, rozliczenia, kontrola jakości, zadania, które ktoś musi zrobić.
- Spotkania - wszystkie ustalone spotkania wewnętrzne, które nie mieszczą się w kategorii "ludzie" lub "klienci". Jeśli rozmowa jednoosobowa służy rozwojowi pracownika, zalicz ją do ludzi.
- Reagowanie na bieżąco - wiadomości, telefony, "szybkie pytania", pożary, wszystko, co przerywa inne działania.
Jak czytać wynik
Narzędzie pokaże dla każdej kategorii trzy liczby: godziny rzeczywiste, godziny docelowe i różnicę. Różnica dodatnia oznacza, że poświęcasz tej kategorii więcej czasu, niż chcesz. Ujemna: mniej.
Przykład (ilustracja): w tygodniu pracujesz pięćdziesiąt godzin. Rzeczywisty podział to strategia 3, ludzie 6, klienci 10, operacje 12, spotkania 11, reagowanie 8. Plan docelowy to strategia 8, ludzie 8, klienci 12, operacje 7, spotkania 8, reagowanie 7. Różnice: strategia minus 5, ludzie minus 2, klienci minus 2, operacje plus 5, spotkania plus 3, reagowanie plus 1. Najwyraźniejszy wzór: za mało czasu na myślenie o kierunku, za dużo na bieżącą realizację. To częsty układ u właścicieli i liderów, którzy wciąż wykonują zadania, które mogliby przekazać.
Sprawdź trzy rzeczy:
- Największą różnicę bezwzględną. Zacznij od niej, bo tu tydzień najbardziej odbiega od planu.
- Kategorie ujemne. Zwykle to one są ofiarą kategorii dodatnich. Strategia i ludzie najczęściej płacą rachunek za operacje i reagowanie.
- Czy plan jest realny. Jeśli plan docelowy wymaga kompletnie innego tygodnia niż Twój, rozbij zmianę na etapy.
Z czego składa się wynik
Obliczenia są proste. Dla każdej kategorii: różnica = godziny rzeczywiste minus godziny docelowe. Udział procentowy to godziny w kategorii podzielone przez sumę godzin tygodnia. Całość ma sens tylko wtedy, gdy suma jest ta sama po obu stronach.
Cała wartość narzędzia tkwi więc w jakości danych wejściowych i w sposobie ustalenia planu. Dobry plan docelowy:
- wynika z roli, nie z ideału. Zastanów się, za co jesteś odpowiedzialny i co tylko Ty możesz zrobić,
- jest specyficzny, czyli podaje godziny, nie "więcej",
- pozostawia miejsce na to, że część czasu zawsze zajmie reagowanie. Plan, w którym ta kategoria ma zero, szybko przestaje być wiarygodny.
Co wynik pomija
To audyt orientacyjny, nie pomiar naukowy.
- Opiera się na Twoich oszacowaniach. Jeśli nie prowadziłeś zapisów, godziny są przybliżone, a różnice mniejsze niż pół godziny nie niosą informacji.
- Nie mierzy jakości czasu. Godzina strategii przerywana co kilka minut powiadomieniami nie jest godziną strategii. Kalkulator tego nie widzi.
- Nie ocenia sezonowości. Tydzień przed ważnym terminem różni się od zwykłego. Weź kilka tygodni, jeśli możesz.
- Nie wie, co jest ważne w Twojej roli. Plan docelowy zależy od branży, wielkości firmy i etapu, na którym jesteś. Nie istnieje jeden wzorcowy podział, więc nie szukaj go w tekstach ani w cudzych liczbach.
- Nie uwzględnia życia poza pracą. Jeśli tydzień przekracza to, co możesz utrzymać bez szkody dla zdrowia i rodziny, to osobny temat, a w trudnym okresie warto skontaktować się z odpowiednim specjalistą. Coaching nie jest usługą zdrowotną.
Co zrobić z wynikiem
- Wybierz jedną kategorię do zmiany. Nie próbuj naprawić wszystkiego naraz. Najlepiej taką, w której różnica jest duża i która ma wpływ na pozostałe.
- Znajdź przyczynę nadmiaru. Przy operacjach zapytaj, co możesz przekazać (pomoże kalkulator delegowania). Przy spotkaniach, ile naprawdę kosztują (sprawdzisz w kalkulatorze kosztu spotkań). Przy reagowaniu, czy zespół ma jasne zasady, co jest pilne.
- Zablokuj czas w kalendarzu na to, czego Ci brakuje. Jeśli brakuje Ci pięciu godzin strategii, zacznij od dwóch bloków po półtorej godziny w tygodniu, w tych samych porach.
- Ustal zasady dla reagowania. Na przykład dwa okna w ciągu dnia na wiadomości i jedno hasło na prawdziwe pilne sprawy. Poinformuj zespół o zasadach.
- Powtórz audyt za cztery tygodnie. Porównaj nowy wynik z planem i poprzednim stanem. Zmiana o dwie godziny w odpowiednią stronę to już realny postęp.
Gotowe sformułowanie dla zespołu: "Chcę poświęcać więcej czasu na [kategoria]. Dlatego od przyszłego tygodnia we wtorki i czwartki od 9 do 10:30 nie odbieram wiadomości. W sprawach naprawdę pilnych dzwońcie".
Jeśli układ tygodnia wynika z roli, której jeszcze się uczysz, zajrzyj do poradnika o pierwszych 90 dniach. Jeśli chcesz popracować nad rolą lidera z kimś z zewnątrz, pomaga executive coaching.
Najczęstsze pytania
Czy mogę dodać własne kategorie? Narzędzie ma sześć kategorii, bo wystarczają do pierwszego obrazu. Jeśli w Twojej pracy jest coś ważnego, co do nich nie pasuje, przypisz to tam, gdzie leży najbliżej, i zanotuj osobno.
Do jakiej kategorii zaliczyć dojazdy i przerwy? Dojazd zaliczaj do tej kategorii, której służy (na przykład do klientów, jeśli jedziesz na spotkanie z klientem). Przerwy możesz pominąć i liczyć tylko czas pracy.
Jak liczyć czas, gdy robię dwie rzeczy naraz? Przypisz go do tej kategorii, której poświęcałeś główną uwagę. Częste łączenie zadań to samo w sobie informacja o tygodniu.
Co, jeśli plan docelowy mam podobny do stanu rzeczywistego? Wtedy nie masz problemu z podziałem. Możliwe, że problem leży gdzie indziej, na przykład w jakości spotkań albo w liczbie godzin.
Jak często powtarzać audyt? Co kilka tygodni na początku, potem raz na kwartał. Częstsze mierzenie bywa męczące i niewiele wnosi.
Ćwiczenie na ten tydzień
Wybierz jedną kategorię, w której różnica jest największa na minus. Znajdź w kalendarzu na przyszły tydzień dwa miejsca, w których możesz ją odzyskać: spotkanie, które możesz skrócić lub oddać, oraz blok, w którym zwykle odpowiadasz na wiadomości. Wpisz w te miejsca nowe wydarzenie z nazwą kategorii i konkretnym zadaniem. Po tygodniu zapisz, ile z zaplanowanych godzin udało się obronić.