Dlaczego nawyki i czas trzeba traktować razem
Większość osób próbuje rozwiązać brak czasu nową aplikacją lub lepszą listą zadań. Takie zmiany pomagają na chwilę, ale po kilku tygodniach wraca dawny rytm. Dzieje się tak, ponieważ organizacja czasu to nie tylko technika. To seria małych, codziennych zachowań: kiedy zaglądasz do skrzynki, jak reagujesz na prośby innych, o której kończysz pracę, co robisz jako pierwsze rano.
Dlatego w coachingu nawyków łączymy dwa obszary: wybór tego, co jest naprawdę ważne, oraz zbudowanie zachowań, które pozwolą się tym zajmować. Bez pierwszego można być bardzo sprawnym w robieniu niewłaściwych rzeczy. Bez drugiego najlepszy plan pozostaje na papierze.
Od czego zaczynamy: przegląd tygodnia
Na początku prosimy zwykle o zapisanie przez kilka dni, na co faktycznie idzie czas. Nie chodzi o kontrolę każdej minuty, lecz o rzetelny obraz. Wiele osób jest zaskoczonych, ile czasu zabierają przerywane zadania, poczta i spotkania bez jasnego celu.
Następnie porównujemy ten obraz z tym, co klient uważa za najważniejsze. Pytamy, co przyniosłoby największą zmianę, gdyby dostało dwie dodatkowe godziny tygodniowo, a z czego można zrezygnować, przekazać innym lub zrobić prościej. To często najtrudniejszy moment procesu, bo rezygnacja bywa trudniejsza niż dodanie nowego zadania.
Pięć zasad budowania nawyków
Poniższe zasady są prostym punktem wyjścia. W procesie dopasowujemy je do Twojego rytmu pracy i życia.
- zacznij bardzo mało: dwie minuty dziennie, które faktycznie się wydarzą, są lepsze niż godzina tylko w planach
- powiąż nowe zachowanie z czymś, co już robisz, np. przegląd dnia po porannej kawie
- ułatw sobie start: przygotuj rzeczy wcześniej i usuń to, co rozprasza
- zapisuj wykonanie w prosty sposób, aby widzieć ciągłość
- planuj powrót: jeden opuszczony dzień nie przekreśla całego nawyku, ważne jest, aby wrócić następnego dnia
Nawyki dobrze jest wprowadzać pojedynczo. Kiedy jeden staje się naturalny i nie wymaga przypominania, można dodać następny. Taka kolejność wydaje się wolna, ale w perspektywie roku zwykle daje więcej niż ambitne postanowienia.
Tygodniowy system planowania
System planowania powinien być tak prosty, aby działał również w trudnym tygodniu. Przykładowy układ, który można dostosować do swoich potrzeb, wygląda następująco.
- raz w tygodniu 30 minut na przegląd: co się udało, co przechodzi dalej, co jest najważniejsze
- od jednej do trzech najważniejszych spraw tygodnia, wpisanych w kalendarz jako konkretne bloki
- stałe pory na pocztę i wiadomości zamiast ciągłego sprawdzania
- wolny zapas w kalendarzu na to, co nieprzewidziane
- krótkie zamknięcie dnia: co jutro robię najpierw
Narzędzie ma mniejsze znaczenie. Może to być papierowy notes, kalendarz w telefonie albo aplikacja. Ważne, aby zapisywać w jednym miejscu i regularnie tam zaglądać.
Praca głęboka i rozpraszacze
Praca wymagająca skupienia, taka jak analiza, pisanie czy planowanie, potrzebuje dłuższych, nieprzerywanych okresów. W wielu firmach trudno je znaleźć. Pomagają proste ustalenia: stałe godziny bez spotkań, wyłączone powiadomienia, jasna informacja dla zespołu, kiedy jesteś dostępny, oraz przekazanie części decyzji innym.
Trzeba też przyjrzeć się własnym przyzwyczajeniom. Wiele przerw nie pochodzi od innych osób, lecz z odruchu sięgania po telefon. Zamiast walczyć z tym siłą woli, warto zmienić otoczenie: odłożyć telefon do innego pomieszczenia lub ograniczyć powiadomienia do naprawdę potrzebnych. W przypadku pracy z zespołem pomocne jest wspólne ustalenie zasad, co opisujemy na stronie o team coachingu.
Odmawianie jako umiejętność organizacji czasu
Kalendarz często wypełniają cudze priorytety. Dlatego częścią pracy jest nauka mówienia "nie teraz" lub "tak, ale wtedy to przesuwamy". Takie rozmowy można ćwiczyć podobnie jak inne elementy coachingu komunikacji.
Dla właścicieli firm i menedżerów równie ważne jest delegowanie. Nie chodzi o pozbycie się zadań, lecz o jasne ustalenie, co ma być zrobione, do kiedy i kto decyduje. Na początku zajmuje to więcej czasu, ale później go oszczędza. Temat rozwijamy także w coachingu biznesowym.
Jak sprawdzić, czy zmiana działa
Na początku ustalamy kilka prostych mierników. Mogą to być liczba bloków pracy głębokiej w tygodniu, liczba dni, w których wykonano nawyk, godzina zakończenia pracy lub liczba spotkań, z których udało się zrezygnować. Liczby są pomocne, ale równie ważne jest pytanie, czy tydzień wygląda bardziej tak, jak chcesz.
Zmiana jest trwała wtedy, gdy przestaje wymagać ciągłej uwagi. Dlatego pod koniec procesu sprawdzamy, co zostało z wprowadzonych zasad w tygodniu, w którym wszystko poszło nie po myśli. Taki tydzień jest najlepszym testem. Jeśli system go przetrwał lub łatwo do niego wrócić, to znaczy, że działa.
Współpraca może odbywać się w Nowym Targu lub online. Więcej o wyznaczaniu sprawdzalnych celów przeczytasz w poradniku jak wyznaczyć cel coachingowy.
Kiedy warto poprosić o wsparcie
Samodzielne próby często wystarczają przy pojedynczych zmianach. Wsparcie coacha przydaje się wtedy, gdy kolejny raz wracasz do tego samego punktu, gdy zmiana dotyka kilku obszarów jednocześnie albo gdy intensywna praca sprawia, że nie ma kiedy zatrzymać się i pomyśleć. Regularne spotkanie tworzy też moment, w którym trzeba uczciwie sprawdzić, co się wydarzyło.
Nawyki w firmie i w domu
Nowe zwyczaje łatwiej utrzymać, gdy wiedzą o nich inne osoby. W pracy warto uprzedzić zespół o stałych godzinach bez spotkań, a w domu ustalić, kiedy kończy się dzień pracy. Takie ustalenia zmniejszają liczbę przerw i pomagają uniknąć nieporozumień, gdy nie odpowiadasz od razu.
Dla kogo
- menedżerowie i przedsiębiorcy pracujący w ciągłym niedoczasie
- specjaliści łączący wiele projektów
- osoby pracujące zdalnie lub na własny rachunek
- każdy, kto wielokrotnie zaczynał zmianę i porzucał ją po kilku tygodniach
Z czym przychodzą klienci
- priorytety i to, z czego warto zrezygnować
- tygodniowy i dzienny system planowania
- czas na pracę głęboką bez przerw
- małe nawyki i sposób ich utrwalania
- mierzenie postępów bez nadmiernej kontroli
Jak pracujemy
Zaczynamy od przeglądu rzeczywistego tygodnia klienta, a nie od gotowej metody. Na tej podstawie dobieramy niewielką liczbę zmian, które da się wdrożyć od razu i sprawdzić po kilku tygodniach.
Gotowe systemy produktywności często zawodzą, bo nie pasują do konkretnego życia. Dlatego plan dopasowujemy na bieżąco i usuwamy to, co się nie sprawdza.
Współpraca przebiega w pięciu krokach opisanych w sekcji jak przebiega współpraca. Spotkania prowadzimy w Nowym Targu lub online.