Kalkulator szacuje koszt jednego odejścia z firmy: rekrutację, okres wdrożenia nowej osoby i czas, w którym stanowisko stoi puste. Następnie mnoży wynik przez liczbę odejść w roku. Dostajesz jedną kwotę, którą możesz położyć na stole przy rozmowie o zatrzymywaniu ludzi, ale nie jest to wycena, tylko uporządkowany szacunek oparty na Twoich założeniach.
Jak użyć kalkulatora
Wypełnij pola dla jednego typu stanowiska naraz. Rotacja handlowca i rotacja księgowej to dwa różne rachunki, więc nie mieszaj ich w jednym podejściu.
- Koszty rekrutacji - suma tego, co wydajesz na znalezienie następcy: ogłoszenia, opłaty dla firm rekrutacyjnych, czas osób prowadzących rozmowy, jeśli chcesz go wycenić. Wpisz kwotę za jedno obsadzenie stanowiska.
- Miesięczny koszt zatrudnienia - pełny koszt jednej osoby na tym stanowisku w ciągu miesiąca, razem ze składkami i dodatkami po stronie pracodawcy.
- Miesiące wdrożenia - ile czasu nowa osoba dochodzi do pełnej wydajności. Liczysz od pierwszego dnia pracy do momentu, gdy pracuje na poziomie poprzednika.
- Procent straconej wydajności w okresie wdrożenia - o ile mniej niż poprzednik nowa osoba daje w tym czasie. Jeśli średnio pracuje na połowie możliwości, wpisujesz 50.
- Miesiące wakatu - ile miesięcy stanowisko jest puste, od ostatniego dnia poprzednika do pierwszego dnia następcy.
- Procent pracy, której nie przejął zespół - część zadań, które w czasie wakatu po prostu nie zostały wykonane. Jeśli koledzy rozdzielili między siebie wszystko, wpisz 0.
- Liczba odejść rocznie - ile osób z tego stanowiska odchodzi w ciągu roku.
Jak czytać wynik
Kalkulator pokaże koszt jednego odejścia oraz koszt roczny. Pierwsza liczba pomaga ocenić, ile warto zainwestować w zatrzymanie jednej osoby. Druga pokazuje skalę zjawiska, jeśli odejść jest więcej.
Przykład (ilustracja, dane wymyślone): rekrutacja kosztuje 6000 zł, miesięczny koszt zatrudnienia to 9000 zł, wdrożenie trwa trzy miesiące przy stracie 40 procent wydajności, wakat dwa miesiące, z czego 50 procent pracy nikt nie przejął. Liczysz: 6000 + (9000 x 3 x 0,40) + (9000 x 2 x 0,50) = 6000 + 10 800 + 9000 = 25 800 zł za jedno odejście. Przy trzech odejściach rocznie wychodzi 77 400 zł. Zwróć uwagę na proporcje: sama rekrutacja, czyli to, co widać na fakturach, stanowi tu mniej niż jedną czwartą kwoty. Reszta to czas i niezrealizowana praca, które w księgach nie występują jako osobna pozycja.
Czytaj wynik trzema pytaniami:
- Która część jest największa? Jeśli dominuje wdrożenie, problem leży w tym, jak długo trwa dochodzenie do formy. Jeśli wakat, w tym, jak długo szukasz.
- Czy odejścia są skupione? Trzy odejścia z jednego zespołu mówią co innego niż trzy odejścia rozrzucone po całej firmie.
- Ile z tego da się zmienić? Część rotacji jest naturalna i zdrowa. Ludzie zmieniają ścieżkę, przeprowadzają się, kończą etap. Pytanie dotyczy tej części, której mogłeś uniknąć.
Z czego składa się wzór
koszt jednego odejścia = koszty rekrutacji + (miesięczny koszt zatrudnienia x miesiące wdrożenia x procent straconej wydajności) + (miesięczny koszt zatrudnienia x miesiące wakatu x procent pracy, której nie przejął zespół)
koszt roczny = koszt jednego odejścia x liczba odejść rocznie
Trzy składniki to trzy różne źródła straty:
- Rekrutacja to jedyny element, który ma swoją fakturę lub swoją godzinę pracy w kalendarzu. Dlatego bywa mylnie traktowany jako cały koszt rotacji.
- Wdrożenie to czas, w którym płacisz pełną pensję za część efektu. Nie obwiniaj nowej osoby, to naturalny etap. Pytanie brzmi, czy da się go skrócić lepszym wdrożeniem.
- Wakat to praca niewykonana albo wykonana kosztem innych zadań. Tu wynik najbardziej zależy od Twojej uczciwości przy wpisywaniu procentu. Jeśli zespół "jakoś to ogarnął", ale po cichu przestał robić ważniejsze rzeczy, to też jest strata.
Co liczba pomija
To jest szacunek, nie wycena, i zaniża albo zawyża rzeczywistość w kilku miejscach.
- Nie liczy wiedzy, która odeszła. Doświadczenie w głowie osoby, która wyszła, ma wartość, ale trudno ją wyrazić jednym procentem.
- Nie uwzględnia wpływu na zespół. Odejście jednej osoby wpływa na nastroje, obciążenie pozostałych i czasem na kolejne decyzje o odejściu. Kalkulator tego nie widzi.
- Nie liczy utraconych klientów i okazji. Jeśli odeszła osoba, która prowadziła ważne relacje, strata bywa większa niż suma trzech składników.
- Zakłada, że dane są Twoje i uczciwe. Wynik jest tak dobry, jak procenty, które wpiszesz. Warto oprzeć je na rozmowie z liderem zespołu, a nie na odczuciu.
- Nie rozróżnia dobrego i słabego pracownika. Odejście kogoś, kto się nie sprawdzał, może wynikać z dobrej decyzji. Wynik nie ocenia, czy odejście było stratą jakościową.
- Nie jest dokumentem księgowym. Do rozliczeń i planowania budżetu skonsultuj się z księgowym.
Co zrobić z wynikiem
- Rozbij liczbę na składniki. Zapisz osobno rekrutację, wdrożenie i wakat. Zobacz, który z nich jest największy dla Twojego stanowiska.
- Porozmawiaj z osobami, które odeszły, jeśli to możliwe. Zadaj trzy pytania: co sprawiło, że zaczęłaś rozglądać się za inną pracą, co mogło Cię zatrzymać, czego brakowało w ostatnich sześciu miesiącach. Nie argumentuj, tylko zapisuj.
- Porozmawiaj z osobami, które zostały. Zapytaj: co sprawia, że tu zostajesz, i co najbardziej Cię tu męczy? To pytanie często daje więcej niż ankieta.
- Skróć dłuższy z dwóch okresów. Jeśli wdrożenie trwa miesiącami, przygotuj plan na pierwsze dziewięćdziesiąt dni z konkretnymi kamieniami milowymi. Więcej na ten temat znajdziesz w poradniku pierwsze 90 dni. Jeśli wakat jest długi, zastanów się, czy proces rekrutacji nie ma zbędnych etapów.
- Porównaj koszt z inwestycją. Jeśli odejście kosztuje Cię kwotę, której wysokość zaskakuje, zapytaj, ile mogłoby kosztować rozmowa o rozwoju, nowy układ zadań czy lepsza współpraca z przełożonym.
Gotowe pytanie do regularnych rozmów z zespołem: "Gdybyś miał zmienić jedną rzecz w naszej pracy, żeby jutro chciało Ci się tu przyjść, co to by było?". Zadawane co kwartał, buduje wiedzę, której nie da żaden kalkulator.
Jeśli odejścia w Twojej firmie wynikają z relacji w zespole albo ze stylu zarządzania, przyda się praca nad tym, jak prowadzisz ludzi. Pomaga w tym coaching dla liderów i coaching biznesowy.
Najczęstsze pytania
Czy do kosztu rekrutacji liczyć czas własny? Możesz, jeśli chcesz pełniejszy obraz. Wtedy wyceń swoją godzinę i godziny osób zaangażowanych w rozmowy. Ważne, żeby przy kolejnych obliczeniach zachować tę samą zasadę.
Co wpisać, gdy zespół w pełni przejął obowiązki? Zero w polu procentu pracy nieprzejętej. Zapytaj jednak siebie, czy przejęcie nie odbyło się kosztem czegoś innego, na przykład jakości albo terminów, i czy to także nie jest koszt.
Czy kalkulator sprawdzi się dla małej firmy? Tak. W małej firmie jedno odejście bywa bardziej odczuwalne, bo mniej osób dzieli obowiązki. Wzór działa tak samo, a wynik pozwala ocenić, jak bardzo firma jest zależna od pojedynczych osób.
Czy rotacja zawsze jest czymś złym? Nie. Odejścia wynikające ze zmiany ścieżki zawodowej czy zakończenia umowy na czas określony są naturalne. Wynik kalkulatora nie mówi, że masz zatrzymywać każdego, tylko pokazuje, ile kosztują odejścia, którym dało się zapobiec.
Czy mogę porównać wynik z innymi firmami? Nie podajemy uśrednionych stawek ani statystyk rynkowych. Każda firma ma inne stanowiska, inne koszty i inny sposób wdrożenia. Porównuj swój wynik z własnym wynikiem sprzed pół roku, a nie z cudzym.
Ćwiczenie na ten tydzień
Wybierz jedno stanowisko, na którym w ostatnich dwóch latach nastąpiło najwięcej odejść. Policz koszt jednego odejścia kalkulatorem. Potem umów jedną rozmowę trwającą dwadzieścia minut z osobą, która obecnie zajmuje to stanowisko, i zadaj jej jedno pytanie: "Co powinniśmy zmienić, żebyś za rok nadal chciała tu pracować?". Zapisz odpowiedź dosłownie i nie komentuj jej do końca rozmowy.